안녕하세요. 스마트요원입니다.

가계부 템플릿을 공유해드린 [스프레드시트 활용] 가계부 템플릿 무료 공유 및 사용방법 – 연간 저축 목표를 달성해보세요!  포스팅에 결제 수단 별 통계를 만들고 싶다는 댓글이 달려서 피봇 테이블로 만드시라는 답변을 해드렸습니다.

최근 스프레드시트를 사용하는데 AI를 많이 활용하고 있는지라 관련 포스팅을 업로드하려고 좋은 예시가 없을까 찾던 중이었는데요. 피봇 테이블 만들기가 좋은 예시가 될 것 같아서 제가 AI를 활용하는 방법을 알려드릴까 합니다.

이 포스팅에서는 무료로 사용 중인 Gemini를 이용하겠습니다.

사용하시는 유료 구독 중인 다른 AI 서비스를 사용하셔도 비슷한 결과가 나올 것이라 예상됩니다.

💠목차

1. 피봇 테이블이란?
   1. ✅ 피봇 테이블 연관 포스팅
2. AI에게 스프레드시트 사용법 물어보는 방법 2가지
   1. 스프레드시트 첨부하고, 원하는 내용을 물어보기
   2. 시트의 구성을 알려주고, 원하는 내용을 물어보기
3. 결론
   1. 프롬프트 예시

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피봇 테이블이란?

피봇 테이블을 간단히 설명드리자면, 수식을 사용하지 않고도 월이나 연간 기준, 특정 카테고리를 기준으로 통계 테이블을 쉽게 만들 수 있는 기능입니다.

대량의 데이터에서 통계를 확인하고, 그래프를 만들때 정말 편리한 기능이기때문에 실제 업무에서도 많이 사용하는 기능 중 하나입니다.

가계부 스프레드시트에서 대시보드 시트를 보시면,

월간 테이블 오른쪽에 위치한 고정 비용 테이블처럼 왼쪽 아래에 연필 모양 버튼이 표시되는 테이블이 피봇 테이블 기능으로 만들어진 테이블입니다.

연필 모양의 버튼을 클릭하면 화면 오른쪽에 피봇 테이블 편집기가 표시됩니다.

가계부 스프레드시트에서도 이 기능을 사용하여 다양한 월별, 카테고리별 테이블을 만들어두었습니다.

✅ 피봇 테이블 연관 포스팅

• 구글 스프레드시트 사용법 (18) 피봇 테이블로 연간, 월간, 주간 테이블 만들기
  • 날짜 데이터가 있는 테이블에서 연간, 월간, 주간 피봇 테이블 만드는 방법
• 구글 스프레드시트 사용법 (4) 피봇 테이블
• 구글 공식 가이드 > 피벗 테이블 만들기 및 사용하기

AI에게 스프레드시트 사용법 물어보는 방법 2가지

크게 2가지 방법으로 스프레드시트 사용법을 물어볼 수 있습니다.

스프레드시트 첨부하고, 원하는 내용을 물어보기

Gemini에서는 채팅창 + 버튼에서 구글 드라이브를 연결하고 특정 파일을 선택할 수 있습니다.

파일 선택 창에서 가계부 스프레드시트를 선택하겠습니다.

AI에게 물어보겠습니다.

프롬프트

첨부한 스프레드시트의 소비지출 시트의 데이터를 기반으로 “결제 수단”별 통계를 만들어주세요.

스프레드시트에 있는 데이터로 계산을 해주네요.

제가 원하는 건 스프레드시트에서 확인하는 것이기 때문에 질문을 추가했습니다.

프롬프트

스프레드시트에서 이런 통계 데이터를 보고싶습니다. 어떻게 해야되는지 단계별로 알려주세요.

이번에는 피벗 테이블을 만드는 방법을 알려주네요.

✨Gemini 답변

피벗 테이블 설정:

행(Rows): 결제 수단을 추가합니다. 이렇게 하면 각 행이 결제 수단별로 그룹화됩니다.

값(Values): 금액을 추가하고, 요약 기준을 합계로 설정합니다. 이렇게 하면 각 결제 수단별 총 지출액이 계산됩니다.

필터(Filters): 분류를 추가하고, 원하는 분류를 선택하여 특정 소비 항목에 대한 통계를 확인할 수 있습니다.

Gemini가 제안해준 설정으로 피벗 테이블을 만들면 이렇게 표시됩니다. 필터 설정은 제외했습니다.

제가 만들었던 피봇 테이블과 비교해보면 설정이 조금 다르지만

주요 구성은 결제 수단과 금액 이라는 점은 같습니다.

제가 만든 피벗 테이블은 월간으로 보기 위해서 행에 월을 넣고, 열에 결제 수단을 넣은 것입니다. 그리고 필터에는 빈 데이터값이 표시되지 않도록 추가한 설정입니다.

사용하시는 AI에 구글 드라이브 연결이 된다면 이렇게 파일을 지정하고 물어보시면서 여러 시도를 해보시는 것을 추천드립니다.

시트의 구성을 알려주고, 원하는 내용을 물어보기

첨부 기능을 사용하지 않는 경우에는 시트의 구성을 알려주고 원하는 내용을 물어보셔도 비슷한 결과를 받을 수 있습니다.

프롬프트

가계부 스프레드시트를 사용하고 있습니다.

소비 지출 시트에는 아래의 구성으로 데이터가 저장되어 있습니다.

A열 날짜 : 변동 지출한 날짜를 입력하는 열
B열 금액 : 변동 지출의 금액을 입력하는 열
C열 분류 : 변동 지출의 카테고리를 입력하는 열
D열 결제 수단 : 해당 지출을 지불한 결제 수단을 입력하는 열
E열 메모 : 변동 지출과 관련한 간단한 메모를 입력하는 열
F열 월  : A열의 날짜에서 월을 추출하는 수식이 들어가 있는 열.

여기에서 결제 수단별 통계를 스프레드시트에서 확인하고 싶습니다.

피벗 테이블 기능으로 어떻게 만들 수 있는지 단계별로 알려주세요.

✨Gemini 답변

스프레드시트의 피벗 테이블 기능을 사용하여 결제 수단별 통계를 확인하는 방법을 단계별로 설명해 드릴게요.

1. 피벗 테이블 만들기

가장 먼저, 분석할 데이터가 있는 소비 지출 시트를 선택합니다.

1. 데이터 범위 선택하기: 분석할 데이터(A열부터 F열까지)가 있는 셀 범위를 마우스로 드래그하여 선택합니다.
2. 피벗 테이블 생성: 상단 메뉴에서 삽입(Insert) > 피벗 테이블(Pivot Table)을 클릭합니다.
3. 새 시트 또는 기존 시트 선택: 피벗 테이블을 새 시트에 만들지, 아니면 현재 시트의 특정 위치에 만들지 선택하는 창이 나타납니다. 보통은 데이터를 깔끔하게 관리하기 위해 새 워크시트(New Worksheet)를 선택하는 것이 좋습니다.
4. 피벗 테이블 만들기: 만들기(Create) 또는 확인(OK) 버튼을 클릭합니다. 선택한 위치에 빈 피벗 테이블이 생성되고, 오른쪽에 피벗 테이블 편집기(Pivot Table Editor)가 나타납니다.

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2. 피벗 테이블 설정하기

이제 피벗 테이블 편집기를 이용해 결제 수단별 통계를 설정할 차례입니다.

1. 행(Rows) 설정: 결제 수단별로 데이터를 보고 싶으므로, 행 섹션에 결제 수단 필드를 추가합니다. 추가 버튼을 누르고 결제 수단을 선택하면 됩니다.
2. 값(Values) 설정: 각 결제 수단의 총 지출 금액을 계산하기 위해, 값 섹션에 금액 필드를 추가합니다. 기본적으로 합계(SUM)가 적용되어 자동으로 결제 수단별 총 지출 금액이 계산됩니다. 만약 평균이나 개수 등 다른 값을 보고 싶다면, 값 섹션에서 금액 필드 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭해 변경할 수 있습니다.
3. 결과 확인: 위 두 가지 설정만으로도 새로운 시트에 결제 수단별 총 지출 금액이 요약된 표가 나타납니다.

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3. 추가적인 활용 (선택 사항)

더욱 자세한 분석을 위해 피벗 테이블에 다른 항목을 추가하여 활용할 수 있습니다.

• 월별 통계: 행 섹션에 월 필드를 추가하면, 결제 수단별 지출을 월별로 세분화하여 볼 수 있습니다.
• 분류별 통계: 열(Columns) 섹션에 분류 필드를 추가하면, 결제 수단과 분류를 교차하여 지출을 분석할 수 있습니다. 예를 들어, 신용카드로 식비에 얼마를 썼는지 한눈에 볼 수 있습니다.

피벗 테이블은 이처럼 복잡한 데이터를 원하는 기준으로 쉽게 요약하고 분석하는 데 매우 유용한 기능입니다. 설정된 표는 원본 데이터가 변경될 때마다 새로고침 버튼을 클릭하여 최신 정보로 업데이트할 수 있습니다.

위에 파일을 첨부했을 때와 거의 동일한 답변이 나왔습니다.

Gemini 가 제안한 설정:

• 행: 결제 수단
• 값: 금액, 요약기준 SUM

월별 통계를 위해 월 필드를 행에 추가하라는 점만 조금 아쉽네요.

Gemini가 제안한 대로 이미 결제 수단이 들어가 있는 행에 월을 추가하면 아래와 같이 아래로 긴 테이블이 만들어집니다.

• 행: 결제 수단, 월
• 값: 금액, 요약기준 SUM

결제 수단과 월과 같이 두가지 기준으로 통계 테이블을 만들고 싶다면 하나는 행에, 나머지 하나는 열에 넣어야 위와 왼쪽에 헤더가 한줄씩 생기는 일반적인 테이블 모양이 됩니다.

예를 들어, 행에 결제수단 필드를 넣고, 열에 월 필드를 넣었을 때의 피봇 테이블입니다.

월의 갯수가 12개라서 옆으로 긴 피봇 테이블이 만들어집니다.

• 행: 결제 수단
• 열: 월
• 값: 금액, 요약기준 SUM

월의 갯수보다 결제 수단의 데이터 갯수가 적기 때문에 행에 월 필드를 넣고, 열에 결제 수단 필드를 넣었을 때 너무 길지 않은 적당한 사이즈의 피봇 테이블이 만들어집니다.

• 행: 월
• 열: 결제 수단
• 값: 금액, 요약기준 SUM

참고로 필드의 위치를 행이나 열로 바꾸는 건 피봇 테이블 편집기에서 클릭 & 드래그로 쉽게 바꿀 수 있습니다.

결론

AI에게 스프레드시트 사용법을 물어볼 때는 스프레드시트 파일을 첨부하거나, 대상 데이터가 있는 시트의 구성 정보를 알려주고, 원하는 내용을 물어보시면 됩니다.

아직 답변이 아주 만족스럽지는 않지만, 원하는 기능을 만들어가는 데 도움을 받을 수 있으실 겁니다.

프롬프트 예시

스프레드시트의 목적을 명시:
가계부 스프레드시트를 사용하고 있습니다.

대상 데이터가 있는 시트의 구성을 설명:

소비 지출 시트에는 아래의 구성으로 데이터가 저장되어 있습니다.

A열 날짜 : 변동 지출한 날짜를 입력하는 열
B열 금액 : 변동 지출의 금액을 입력하는 열
C열 분류 : 변동 지출의 카테고리를 입력하는 열
D열 결제 수단 : 해당 지출을 지불한 결제 수단을 입력하는 열
E열 메모 : 변동 지출과 관련한 간단한 메모를 입력하는 열
F열 월  : A열의 날짜에서 월을 추출하는 수식이 들어가 있는 열.

스프레드시트에서 원하는 내용을 설명:

여기에서 결제 수단별 통계를 스프레드시트에서 확인하고 싶습니다.

피벗 테이블 기능으로 어떻게 만들 수 있는지 단계별로 알려주세요.

+ 덧글: 유료 서비스인 Gemini AI Pro 를 구독하고 있는 경우, 스프레드시트 내에서 Gemini에게 요청하면 직접 만들어줄 수도 있을 것 같습니다.

유료 구독하시는 분들 한번 시도해보시고, Gemini가 잘 만들어주거든 댓글로 알려주시면 감사드리겠습니다. 궁금하네요.ㅎ