G Suite 사용법 #2 구글 드라이브

업무용 구글 드라이브의 소개문을 봅시다.

구글 드라이브
Google Drive는 파일, 폴더, 백업을 비롯하여 중요 자료*를 모두 저장할 수 있는 무제한 저장용량을 사용자당 월 10달러에 제공합니다. Microsoft Office 파일을 비롯한 모든 업무 파일을 컴퓨터, 전화, 태블릿 등에 동기화하여 필요할 때 언제든지 파일에 액세스할 수 있습니다.

간단하게 설명하자면 클라우드 저장소이며, 파일 공유를 편하게 할 수 있습니다.

저는 엑셀, 워드, 프레젠테이션 같은 MS 오피스 파일, pdf 파일, txt 파일 등 회사 업무와 관련된 각종 파일들을 구글 드라이브에서 관리하고 있습니다. 다만 용량이 아주 큰 이미지나 영상 파일은 별도로 관리하기도 합니다.

구글 드라이브로 관리하면 좋은 점은

팀원들과 동일한 폴더 환경으로 작업할 수 있습니다.
누구든 필요한 파일을 찾아서 사용할 수 있습니다.
파일 공유 시 파일을 첨부하지 않고, 공유용 링크를 사용할 수 있습니다.

구글 드라이브를 함께 사용하기 위해서는 팀원들과 원하는 폴더/파일을 찾기 쉽도록 폴더 구성, 파일이름 규칙 등을 잘 정하고 공유해야합니다. 여러명이 저마다의 방법으로 사용하면 폴더 안은 혼란스러워질 것입니다. 같은 목적을 가진 폴더가 여러개가 된다거나, 최신 파일을 찾기 어려워지는 일이 발생하지 않도록 공동의 사용 규칙을 정해야 합니다.

폴더나 파일에 따라서 공유설정을 해주면 됩니다. 폴더 구성은 크게 팀원 모두와 공유하는 공용 폴더와, 프로젝트에 관련한 팀원들과 공유하는 프로젝트 폴더를 만들어 사용합니다.

모두의 공용 폴더

[공용]
전원에게 공유하는 폴더입니다.
이 폴더에서 저장하고 있는 파일을 예를 들면 아래와 같습니다.
- 회사 공용 서식: 업무에 필요한 서식 word, exel, ppt 파일 등
  - 회사 로고가 들어간 출력용보고서 서식.
  - 외부 제출용 위임장 서식
- 회사 소개서, 로고 이미지: 외부에 회사를 소개할 때 보낼 수 있는 회사소개서
- 사업자 등록증 사본: 세금계산서를 요청할 때 필요한 경우가 많아서 공용 폴더에 저장해둠.

예시를 보시면 아시겠지만, 업무라기보다는 총무 분야의 파일을 관리합니다.
회사에 소속된 사람이라면 누구든 해당하는 내용이기때문에 공유 범위가 전원에 해당합니다.

프로젝트 폴더

프로젝트별로 폴더를 만들어 해당 프로젝트에 참여한 사람들과 공유합니다.
폴더에는 해당 프로젝트와 관련한 각종 문서, 이미지 파일 등을 저장합니다.

예를 들어, 게임 개발에 관한 폴더라고 한다면..

[게임 타이틀 Alpha]
- 참여자 & 공유자: A, B, C, D, E 총 5명
- 스케줄표, 게임 소개서, 설정 정보, 기획서, 기능 설명서 등의 내부 문서 파일
- 로고, 홍보용 일러스트 등의 이미지 파일
- BGM, 효과음 등의 음성 파일
- 광고 견적서 등의 외부 자료
[게임 타이틀 Beta]
- 참여자 & 공유자: A, C, F 총 3명
- 게임 기획서, 컨셉 이미지 등

여러 프로젝트에 속해있는 A요원, C요원의 경우, 두 폴더에 모두 공유 대상자가 됩니다.

물론 프로젝트 참가자가 아니더라도 필요에 따라 공유자를 추가해도 괜찮습니다.

기타 공동 폴더

그외에도 필요에 따라서 공동 폴더를 몇개 더 사용하고 있습니다.

[보고서]
- 각 프로젝트의 월간, 연간 보고서
  작성용 excel, 제출용 pdf파일 등
[보도자료]
- 프로젝트 별로 외부에 내보낸 보도자료.
  작성용 word, 제출용 pdf, 삽입한 이미지 파일 등

다른 프로젝트 팀의 보고서나 보도자료를 확인 및 참고할 수 있도록 별도의 폴더를 만들어서 관리하고 있습니다. 보고서나 보도자료는 모아두면 그 자체로 훌륭한 활동 이력이 됩니다. 어떤 문서든지 처음부터 작성하려하면 막막한게 보통입니다. 참고할만한 자료가 있다면 큰 도움이 됩니다. 다른 사람이 작성한 보고서, 보도자료를 참고하면서 배울 수도 있습니다.

공유 Tip

구글 드라이브를 사용할 때 중요한건 파일마다 공유하는 것이 아니라 폴더를 공유하고, 폴더내 파일은 폴더의 공유설정에 따르도록 하는 것입니다. 그러면 공유 폴더 내에 새로운 파일이 업로드되었을 때 자동으로 파일도 공유됩니다. 파일마다 공유 설정할 필요가 없어지므로 폴더 단위로 공유하시는 것을 추천합니다.

특정 사용자에게 공유하는 방법

A요원이 [프로젝트 알파] 폴더를 만들고, 팀원인 B요원에게 공유 하는 방법.

A요원 설정 방법
1. A요원 화면> 공유할 폴더 만들기.
  
  공유할 파일이 두개 들어있는 [프로젝트 알파]폴더를 만듭니다.
2. A요원 화면> 공유설정
3. A요원 화면> B요원에게 공유하기.
B요원 설정 방법
1. B요원 화면> 공유 메일 수신
2. B요원 화면> 공유된 폴더 확인
3. B요원 화면> 공유된 폴더를 ‘내 드라이브에 추가’함
4. B요원 화면> 공유된 폴더를 내 드라이브에서 접근 가능해짐.

공동 폴더의 설정 방법

특정 사람이 아니라 전원에게 공유하는 방법.

공유 설정 팝업에서 “고급”을 클릭.
액세스 권한이 있는 사용자 중 첫번째 사용자의 “변경…”을 클릭.
링크 공유 팝업
여기에서 일반 Google 계정과 G Suite계정에 차이가 있습니다.
- 일반 Google 계정일 경우, 모든 인터넷 사용자가 볼 수 있게 설정하는 것이 가능합니다. 첫번째, 두번째 옵션으로 설정하면 구글에 로그인하지 않은 사람까지도 접근할 수 있습니다.
- G Suite 계정일 경우, 회사 도메인에 속한 모든 사용자에게 공유 할 수 있습니다. 회사 내부인에게 공유하기 편한 대신, 어떤 옵션을 선택하더라도 외부인에게는 구글 드라이브를 공유할 수 없습니다.