구글 스프레드시트 사용법 (1) 공동작업

저희는 업종 특성상 서버에 문제가 발생할 경우, 어쩔 수 없이 휴일에도 대응해야 합니다. 물론, 그런 문제가 발생하지 않도록 평소에 철저히 관리해주는 것이 더 중요합니다. 그럼에도 불구하고 가끔씩 예상치 못했던 비상사태가 발생하기에 만일을 대비해두는 것이 좋습니다. 장기 휴가 중에 문제가 생길 경우, 바로 담당 직원에 연락할 수 있도록 긴급 연락처를 관리해야 합니다.

긴급 연락처를 엑셀로 관리하는 경우, 순차적으로 기입해야하기 때문에 직원 수가 많으면 많을수록 시간이 많이 걸릴 것입니다. 스프레드시트로 관리하면 모든 직원이 편집할 수 있는 권한의 파일을 만들어서, 모든 이에게 기한을 주고 연락처를 기입해달라고 공지하면 됩니다.

관리자 가이드

  1. 회사 사원 전원이 편집할 수 있도록 공용폴더에 스프레드시트를 새로 만든다.emergency_contact_a00.png
    ※ 공용폴더: 모든 사용자가 찾기 및 수정 가능하게 설정한 폴더 emergency_contact_a0.pngGoogle 스프레드시트 새로 만들기
    emergency_contact_a01.png
    emergency_contact_a02.png
  2. 스프레드시트에 연락처 관리표를 작성한다.
    팀, 이름, 전화번호, email주소, 갱신일 + 필요에 따라 컬럼 추가.
    팀과 이름은 관리자가 미리 설정해주면 기입하는 사람이 어디에 써야할지 고민하지 않아도 됩니다.
    emergency_contact_a04.png
  3. 메일로 팀원 전원에게 긴급연락처 업데이트를 요청한다.
    메일에 드라이브 파일을 삽입한다.
    emergency_contact_01.png
    Google 드라이브에서 공용폴더 선택
    emergency_contact_02.png
    Google 드라이브에서 긴급연락처 파일을 선택하여 메일에 삽입한다.
    emergency_contact_03.png
    메일에 파일이 삽입된 것을 확인 후 보내기.
    emergency_contact_04.png

팀원 가이드

  1. 메일을 받은 팀원은 각자 자기 자리에 긴급연락처를 기입한다.
    메일에 첨부된 스프레드시트 파일을 클릭
    emergency_contact_06.png
    긴급연락처 파일을 연다.
    emergency_contact_07.png자기 자리에 긴급연락처 정보와 갱신일을 기입한다.
    emergency_contact_08.png

 

샘플 스프레드시트

https://drive.google.com/open?id=10I9jq5DCOIPo__uW_9Cjbleezw2Ac7LAcEBPmIheBtw

 

구글 스프레드시트의 다른 활용법을 알고싶으시다면!
» G Suite 사용법 #4 스프레드시트 활용 예시 모음

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