G Suite 사용법 #3 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션

구글 드라이브 전용 파일이며, MS오피스 제품과 비슷하게 사용할 수 있는구글 문서, 스프레드 시트, 프레젠테이션의 소개문을 봅시다.
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docs_64dp.png문서 – 팀을 위한 워드 프로세싱

브라우저에서 직접 텍스트 문서를 작성하고 수정합니다. 전용 소프트웨어가 필요하지 않습니다. 여러 사용자가 동시에 작업할 수 있으며 모든 변경사항은 자동으로 저장됩니다.

sheets_64dp.png스프레드시트 – 스마트 스프레드시트를 사용한 데이터 분석 공동작업

팀 구성원과 동시에 같은 스프레드시트에서 직접 작업하세요. 단순한 수식에서 복잡한 수식까지 다양한 계산을 수행하세요. 입력하는 동안 모든 변경사항이 자동으로 저장됩니다.

slides_64dp.png프레젠테이션 – 함께 만드는 훌륭한 프레젠테이션

브라우저에서 멋진 프레젠테이션을 만들고 수정합니다. 소프트웨어가 필요하지 않습니다. 여러 사용자가 동시에 작업할 수 있으므로 모두가 항상 최신 버전을 보유할 수 있습니다.

각각 문서는 워드, 스프레드시트는 엑셀, 프레젠테이션은 파워포인트의 구글 버전이라고 생각하시면 됩니다. MS 오피스에 비하면 부족한 점이 없는 것은 아니지만, 웬만한 오피스 기능을 사용할 수 있습니다. 직원 수만큼 MS 오피스를 마련하지 않아도 되므로 비용 절감 효과도 있습니다.

그리고 MS 오피스에는 없는 큰 장점이 있습니다. 바로 소개문에서도 강조하고 있는 여러 사용자가 동시에 작업할 수 있다는 점입니다.

MS 오피스의 한 파일을 여러 명이 작업해야 하는 경우, 버전 관리를 위해 순차적으로 작업해야 합니다. 작업이 완료되기까지 시간이 많이 걸리게됩니다. 혹시라도 버전 관리를 잘못하면 누군가가 갱신한 데이터가 다른 사람이 덮어쓰기 되면서 사라질 위험도 있습니다.

예) A요원 작업 → A요원 저장 → A요원이 B요원에게 작업이 끝났음을 알림  → B요원 작업 … (인원 수 만큼 반복)

구글에서는 한 파일에 동시에 접근하여 동시에 편집할 수 있습니다. 자동으로 저장되므로 버전 관리도 필요 없습니다.

다만, 저희 회사에서는 문서나 프레젠테이션 파일을 여러 명이 작업하는 경우는 많지 않습니다. 보통 문서는 인쇄가 필요한 보고서 작성에 많이 사용하고, 프레젠테이션은 소개서 / 발표 자료를 작성할 때 주로 사용합니다. 보고서나 발표 자료 등은 여러 명이 동시에 작업하는 일이 많지 않고, 일부 디자인적인 측면에서 MS 오피스 쪽이 편집하기 편하기 때문에 아직도 MS 오피스의 워드나 파워포인트로 작업하는 일이 많습니다.

문서는 보통 사내 회의 때 제출하는 보고서용으로 사용합니다.
회의 종료 후 링크만으로 사내 배포할 수 있습니다. 회의에 참석하지 않은 사람도 링크만 공유받으면 보고서를 확인할 수 있습니다. 링크로 공유하면 열람하는 사람이 다운로드 하지 않아도 되며, 인쇄하지 않아도 되므로 여러모로 자원 절약도 됩니다.

샘플 문서 : 보고서
https://docs.google.com/document/d/1CPqU9gY8WzlFHBoa7p3N4y0ICIWWK32iypzU3_3YtvQ/edit?usp=sharing
※ 예시 데이터는 책 The One Page Proposal에서 가져왔습니다.

주의사항 : 문서의 내용에 따라서 공유범위를 다르게 설정하세요.
문서에 기밀사항이 포함되어 있는 경우, 공유 범위를 전체 공개로 하는 것보다는 해당 문서를 열람할 특정 직원에게만 공유하는 것이 좋습니다. 그리고 완성된 보고서를 다른 사람이 편집하지 못하도록 열람 권한으로만 공유하는 것이 안전합니다.


* 오늘의 정리 *

구글 문서, 스프레드 시트, 프레젠테이션은
MS 오피스의 워드, 엑셀, 파워포인트 대신 사용할 수 있는 소프트웨어이다.

MS 오피스에는 없는 장점:

  • 오피스 소프트웨어 비용 절감.
  • 여러 사용자가 동시에 작업 가능.
  • 별도의 소프트웨어가 필요없음. 브라우저에서 사용 가능.
  • 버전 관리가 필요없음.

 

다음 글 : G Suite 사용법 #4 스프레드시트 활용 예시 모음

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