G Suite 사용법 #6 구글 사이트 개요

우선 구글 사이트 소개문을 볼까요.

https://support.google.com/a/topic/14075?ko&ref_topic=9197

기본 사이트
G Suite 팀을 위한 기본 사이트 관리
기본 Google 사이트 도구를 사용하면 문서를 수정하는 것만큼 간단하게 팀 또는 회사 웹사이트를 만들 수 있습니다. 신속하게 텍스트, 동영상, 캘린더, 프레젠테이션, 파일 등을 추가하고 수집된 정보를 조직이나 기타 다른 사용자와 쉽게 공유할 수 있습니다.

 

구글 사이트는 손쉽게 웹사이트를 구축할 수 있는 시스템입니다.

온라인 백과사전 위키피디아를 잘 아실 겁니다.
구글 사이트는 위키 시스템은 아니지만 간단하게 웹페이지를 만들 수 있어서 위키 비슷하게 업무 관련 정보를 정리하고 축적하는데 사용할 수 있습니다.

저는 구글 사이트를 사용하기 이전부터 위키 시스템으로 업무 정보를 정리하는 것을 좋아했습니다. 몇 가지 설치형 위키 시스템을 사용해본 적이 있는데요 어떤 시스템은 검색 기능이 너무 엉성해서 반쪽자리라는 느낌이 있었습니다.
구글 사이트는 ‘구글’ 서비스인만큼 검색 기능이 보통 이상이기 때문에 웬만한 위키 시스템보다 좋았습니다. 글을 작성할 때 키워드가 될만한 단어를 잘 넣어주면 검색할 때 원하는 정보를 찾기 쉽습니다.

구글 사이트 도구로 저희 팀 전용 웹사이트를 만들어서 업무용 위키로 사용하고 있습니다.
업무와 관련한 다양한 정보를 구글 사이트에 기록하고 있습니다. 기획서, 보고서, 매뉴얼 등.

이미지화하자면 드라마나 영화에서 나오는 기록실같은 겁니다.
files-1633406_1280

구글 사이트는 위 사진 같은 기록실의 디지털 버전입니다.
혹시 에버노트를 사용하시는 분은 팀용 에버노트라고 생각하시면 됩니다.

에버노트처럼 기록용으로 사용하기 좋습니다. 다만 에버노트의 태그 같은 기능은 없고, 페이지의 계층에 따라 카테고리를 나눌 수 있습니다.
저는 카테고리를 크게 두 가지 종류로 나눠서 사용합니다.
모든 팀원들이 참고하는 공용 카테고리와 프로젝트용 카테고리입니다.

G Suite 사용법 #2 구글 드라이브의 폴더 구성과 비슷합니다.

폴더나 파일에 따라서 공유설정을 해주면 됩니다. 폴더 구성은 크게 팀원 모두와 공유하는 공용 폴더와, 프로젝트에 관련한 팀원들과 공유하는 프로젝트 폴더를 만들어 사용합니다.

공용 카테고리에는 팀원이라면 누구나 해당되는 정보를,
프로젝트 카테고리에는 각 프로젝트에 해당하는 정보를 기록합니다.

공용 카테고리

자세한 예시를 들자면,
회사의 규칙에 대한 정보, 비용 정산하는 방법, 유급휴가 신청 방법, 은행 업무 방법 등

자주 발생하는 업무도 있고, 어쩌다 한번 발생하는 업무도 있습니다.
업무 진행에 필요한 서류와 처리 순서 등을 정리하여
매뉴얼을 만들어두면 헤매는 일이 줄어듭니다.
헤매는 일이 줄면 더불어 실수도 줄일 수 있습니다.

자주 발생하지 않는 일일수록 도움이 됩니다.
일 년에 한번 있을까 말까 한 일은 예전에 어떻게 처리했는지 보통은 기억 안 나기 마련입니다.

그 외에도 업무 이해에 필요한 용어 설명, 회사에서 자주 사용하는 약어 등을 정리해서 올려놓으면 신입사원이 들어왔을 때 공부해야 하는 참고서가 되어줍니다.

프로젝트 카테고리

프로젝트에 관련된 정보와 보고서를 기록합니다.

 

이렇게 업무에 대해 정리하고 기록해두는 가장 큰 이유는 다름 아닌 제가 기억력이 좋지 않기 때문입니다. 제가 맡고 있는 업무뿐만 아니라 팀원들의 업무까지 전반적으로 봐야 하는 팀장 자리에 있다 보니 여러 업무에 관련된 정보를 담아놓는 제2의 저장 장치로 활용하고 있는 것입니다.
그리고 신입사원이 들어올 경우 교육해야 하는 입장이기도 해서 미리 정리해두면 교육할 때도 큰 도움이 됩니다.

그리고 구글 사이트는 구글의 다른 시스템과 연동 기능이 있습니다.
구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 구글 포토 등을 웹페이지에 쉽게 삽입할 수 있습니다.

 

구글 사이트 사용법

 

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